In termenii cei mai de baza, managementul documentelor este modul in care o companie organizeaza, stocheaza, urmareste si gestioneaza documentele sale fie in hartie, fie in format electronic.
Fiecare companie sau organizatie are o forma de gestionare a documentelor care implica captarea, stocarea si regasirea documentelor in operatiunile sale cotidiene. Problema este ca procesul dureaza deseori pentru majoritatea organizatiilor.
Acesta este motivul pentru care este imperativ ca o organizatie sa opteze pentru solutii management documente eficiente, pentru a economisi timpul de gestionare a documentelor. Sistemele de gestionare a documentelor de astazi se bazeaza pe sisteme de calculator sau software cloud pentru stocarea si gestionarea documentelor electronice.
Ce sunt sistemele de gestionare a documentelor si cum sunt utilizate?
Sistemele de gestionare a documentelor se folosesc cu scopul de a stoca si organiza toate tipurile de documente intr-un formular electronic usor de gasit si de recuperat atunci cand este nevoie.
Un document in acest caz, definit in ISO 12651-2, este orice obiect sau informatie inregistrata care este considerata o unitate de date. Un document de hartie, cum ar fi o factura, este scanat si integrat mai intai in sistemul de gestionare a documentelor in format electronic pentru o recuperare viitoare.
Documentul este apoi indexat pe categorii precum departamentul, numarul comenzii, vanzatorul sau orice alt concept identificabil relevant pentru afacerea dvs. Spre deosebire de dosarele traditionale stocate in dulapurile cu fisiere, un sistem de gestionare a documentelor stocheaza documente intr-un format electronic, care este mai usor accesibil de catre personalul autorizat si clienti.
Cu un singur depozit electronic securizat, precum software de stocare si gestionare a documentelor cloud furnizat de SoftLead, nu mai trebuie sa suferiti de durerea de cap constanta cand cautati documente pierdute sau greu de gasit.
Acum aveti posibilitatea de a cauta si recupera cu usurinta orice document din organizatia dvs. in cateva secunde. Recuperarea rapida a documentelor sporeste productivitatea mutand concentrarea de la cautarea unui document greu de gasit pentru a rezolva problema la indemana.
Componente cheie ale unui sistem de gestionare a documentelor
Componentele cheie ale unui sistem de gestionare a documentelor includ functii de captare, stocare, metadate, versiune, securitate, indexare si regasire. Haideti sa aruncam o privire rapida la fiecare dintre ele:
Metadate de documente
Fiecare document in majoritatea cazurilor este stocat alaturi de metadatele sale, cum ar fi data pastrarii si identitatea persoanei care stocheaza documentul. Sistemul poate lua metadate sau poate solicita utilizatorului sa furnizeze metadate.
Captura documentelor
Captarea in managementul documentelor se refera la procesarea documentelor pe hartie prin scanare pentru a permite stocarea in format electronic.
Unele sisteme folosesc software de recunoastere a caracterelor optice (OCR) pentru a converti imaginile digitale in text care poate fi citit. Captura implica de asemenea, acceptarea in sistem a documentelor in format electronic si a altor fisiere computerizate.
Indexarea
Indexarea ajuta la urmarirea documentelor electronice stocate in sistem. Poate fi la fel de simplu ca urmarirea identificatorilor de documente in intregul sistem sau la fel de complexa precum furnizarea unei clasificari specifice pentru fiecare document bazat pe metadate sau indexuri de cuvinte prelevate din continutul fiecarui document.
Indexarea este o componenta importanta a unui sistem de gestionare a documentelor. Va ajuta sa faceti procesul de regasire mai rapid, eficient si mai precis.
Depozitare
Spatiul de stocare se refera la modul in care documentul este stocat intr-un depozit central pentru extragere ulterioara. Stocarea include locatii specifice in care fiecare document este stocat in sistem, cat timp este stocat, migrarea documentelor prin diferite suporturi de stocare si eventuala distrugere a unui document.
Recuperarea documentelor
Recuperarea este un element cheie al fiecarui sistem de gestionare a documentelor. Este vorba despre modul in care un document este preluat din stocarea centrala. Este un proces complex care reglementeaza permisiunile si accesul la fiecare document.
Permite utilizatorilor sa acceseze documente prin identificarea identificatorilor unici ai documentului, cum ar fi metadatele si termenii de cautare specifici.
Versiunea documentelor
Versiunea este practic un proces prin care un document este verificat in sau din sistem, oferind utilizatorilor acces la versiunile actuale sau anterioare ale documentului. Documentele se schimba sau sunt actualizate de-a lungul timpului, de unde vine versiunea pentru a se asigura ca utilizatorii pot accesa in continuare copii anterioare ca referinta.
Un soft management documente, ofera un control mai bun si mai usor al versiunii documentelor. Puteti incarca o noua versiune a oricarui document stocat in sistem, pastrand in continuare versiunea anterioara si metadatele existente. Functia de check-in si check-out extrem de eficienta a sistemului va permite sa blocati chiar si accesul la un document pentru alti utilizatori atunci cand il editati.
Cautare
Cautarea permite utilizatorilor sa gaseasca documente si foldere specifice folosind atribute de sablon sau printr-o cautare cu text complet.
Partajarea sau distribuirea documentelor
Un sistem eficient de gestionare a documentelor, permite distribuirea reglementata a documentelor, sectiunilor de documente, folderelor sau chiar a intregului cont cu orice persoana autorizata. Sistemul are permisiuni „Vizualizare” unde utilizatorul poate vedea documentul si permisiunile „Editare” acolo unde utilizatorului i se permite sa editeze metadate.
Securitatea documentelor
Importanta securitatii documentelor este vitala in orice sistem de gestionare a documentelor. Odata cu aparitia amenintarilor avansate de securitate, cum ar fi malware-ul Crypto Ransomware, acum este obligatoriu sa va asigurati ca documentele dvs. sunt stocate intr-un depozit central sigur.
